No hay una fórmula única para todo el mundo.
A lo largo de los últimos años he estado ayudando a cientos de personas a organizar mejor su tiempo y no creo haber usado dos veces exactamente el mismo plan. Siempre hay variables. Una y otra vez he tenido que adaptarme al cliente. Esta es la primera clave que debes entender. Elijas el método que elijas, adáptalo a ti.
Sin embargo sí he usado una serie de técnicas comunes que siempre me han funcionado en mis sesiones con clientes. Las compartiré contigo para que, desde aquí, puedas establecer tu propio método o plan:
- Usa una agenda. Este paso es insalvable. Me da lo mismo una agenda de papel o una app al uso. Yo prefiero una agenda de papel pero, como he dicho antes, tienes que adaptar el plan a ti y no al revés.
- Establece un planning semanal fijo. Todo lo que puedas sistematizar… sistematízalo. Prepara documento con los 7 días de la semana y sus horas. Introduce en él todas las tareas y eventos fijos que puedas. Introduce también aquellos que deseas hacer con una regularidad exacta. Por ejemplo, estoy escribiendo este post en una franja horaria fija que tengo en mi planning porque quiero publicar todas las semanas dos veces en este blog. Si le doy un espacio fijo en el planning semanal (como el que le daría a un cliente) sé que, cuando llegue el día y la hora concreta, me presentaré (como haría con un cliente) y haré el trabajo. También tengo en dicho planning tareas fijadas a hacer cada semana como por ejemplo «responder mails», «hacer tests AB para redes» o «análisis de objetivos y recursos». Revísalo cada poco tiempo para ver si debes introducir o eliminar algo de él.
- Ten una lista actualizada de cosas que hacer que no se encuentra en el planning semanal fijo. Una lista con aquellas tareas o proyectos que quieres ejecutar de una forma no regular y fija semanalmente. Por ejemplo, aquí podrías poner tareas como «ir al banco a re-negociar mi hipoteca» o «ir a tomar café con Pepito» o «ir a comprarme unos zapatos de correr nuevos». Cosas que no harás regularmente pero que necesitas hacer. Cosas que no puedes meter en un planning semanal fijo.
- Planifica el día, cada día. Una vez tienes la agenda y el planning semanal fijo puedes hacer esto con tremenda efectividad. Por la noche o por la mañana antes de empezar tu jornada saca la agenda, el planning semanal y la lista de tareas pendientes. Observa los huecos que tienes (si no tienes es que tu planning semanal está, con toda seguridad, demasiado cargado) y piensa qué tareas de la lista puedes introducir en ellos. Ten en cuenta el contexto, las herramientas disponibles, tu energía y el tiempo que te puede llevar la tarea en sí.
- No te pases ni te quemes. Deja espacio en tu agenda para el descanso y la desconexión. No te auto-explotes. La gracia de la organización es que uses mejor tu tiempo, no que uses todo tu tiempo para trabajar. La vida es mucho más que la ultra-productividad. Usa mejor tu tiempo para tener más tiempo para ti y para los que amas y te aman.
Espero que te sirva. Gracias por tu pregunta.
FUERZA Y PAZ.
